El informe Flash
Tal vez nunca haya oído hablar de este informe porque no es un nombre común entre los contadores. Pero para mis mejores clientes, su «Informe Flash» es una herramienta crítica para mantener su pulso en tiempo real en el negocio.
El informe Flash es una agregación de datos de muchas fuentes diferentes. Por lo general, se produce 2-3 veces a la semana y no necesariamente por una persona financiera, sino por una buena persona administrativa que tiene acceso a los datos necesarios. Tengo clientes donde la persona administrativa crea este informe manualmente (literalmente) en un trozo de papel y lo deja en el escritorio del propietario. Tengo otros que lo hacen por hoja de cálculo o por correo electrónico. El informe reúne números de varios lugares que son clave para las operaciones actuales de una empresa.
Estos números varían según la industria, pero en su mayor parte, incluyen efectivo actual, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El informe también muestra ventas en el año hasta la fecha, retraso, órdenes de compra y citas abiertas. Muestra horas hasta la fecha y horas extras. A algunos de mis clientes les gusta ver datos actualizados sobre trabajos específicos en curso o líneas de productos.
Lo más importante de este informe es la evaluación comparativa. Cada número actual tiene un número correspondiente de su período anterior. Por ejemplo, si el efectivo disponible es de $ 500, ¿qué era efectivo a fines del año pasado? O si las ventas hasta la fecha son de $ 10,000, ¿cuáles fueron las mismas ventas en este momento el año pasado? ¿Estamos por delante o detrás? Debe comparar sus números actuales en un período similar para poner las cosas en contexto.
El informe de la tubería
Cuando el informe Flash toma números de diferentes fuentes, el informe de la tubería debería tomar números del sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), que es una aplicación que toda empresa debería tener. Cuando esté utilizando su sistema CRM de la manera correcta, rastreará citas y oportunidades, así como tareas y correos electrónicos conectados a esas cosas.
Mis mejores clientes aprovechan estos datos semanalmente y revisan un informe de tuberías. El informe de la tubería enumera todas las oportunidades abiertas generalmente por designaciones «calientes», «cálidas» y «frías», que se definen internamente. Muestra el valor en dólares de la oportunidad, la fecha en que se estima que se cierre y el «peso» o la posibilidad de que se convierta en una venta. También muestra quién está trabajando en la oportunidad y las tareas históricas y futuras que deben hacerse para completar la oportunidad.
Cuando se usa de la manera correcta, el informe de la tubería es una herramienta para administrar el equipo de ventas y ver quién está haciendo qué y cuán efectivamente. Este informe es un pronóstico de ventas y sirve como un instrumento crítico para saber si el crecimiento o la contracción están en las tarjetas. Si produce este informe cada semana, no solo podrá dirigir mejor a sus personas de ventas de bajo rendimiento hacia actividades más productivas, sino que también tendrá el pulgar sobre el flujo sanguíneo de su negocio: sus ingresos esperados.
Hay otros excelentes informes que puede ejecutar desde su sistema CRM, pero ese es un tema para otro día. Confiar en el informe de la tubería no solo ayudará a aumentar y administrar los ingresos esperados de su empresa, sino que también aumentará el uso de su sistema CRM.
El informe del pronóstico de efectivo rodante
Si tiene un excelente informe de tuberías, entonces es bueno para usted: está pronosticando sus ingresos. Pero solo pronosticar los ingresos no es suficiente. Mis mejores clientes pronostican su flujo de efectivo. ¿Por qué? Porque las personas exitosas siempre están mirando hacia el futuro. No les gustan las sorpresas. Quieren saber qué viene, para que puedan tomar decisiones de antemano y administrar mejor el futuro en toda su extensión. Las ventas son importantes, pero al final, se trata de efectivo. ¿Sabes cuál será solo 90 días a partir de 90 días? Probablemente no lo haces. Pero deberías. Y para saber esto, necesitará tener un informe de pronóstico de efectivo.
Poner este informe no es tan difícil. Así es cómo:
Primero, estime su sobrecarga durante los próximos 90 días. Usted sabe esto: es su nómina, servicios públicos, alquiler, Internet: todos los costos recurrentes que ya está pagando.
Luego, estime su margen típico en una venta, que tiene en cuenta los materiales directos y la mano de obra necesarias. Me doy cuenta de que esto puede diferir en función de muchos factores, desde la línea de productos hasta la época del año. Pero esto no es ciencia, es solo una estimación. Así que elige un número razonable.
Ahora, tome sus ventas estimadas, multiplique el margen estimado y deduzca sus gastos generales estimados. ¡Ya casi estás ahí!
Piense en cualquier anomalía durante los próximos 90 días (un pago de impuestos estimado, un cheque de un proveedor importante que vence, etc.) y calcule eso. Tome su efectivo inicial, sume/reduzca los resultados netos de lo anterior y obtendrá ten tu efectivo final en 90 dias. ¡Voila! Ahora ha hecho un pronóstico de efectivo continuo.
Haga un pronóstico de efectivo continuo todos los meses. Será difícil al principio, pero más fácil después de dominarlo. Confía en mí cuando te digo que cambiará tu vida. Ya no estarás manejando tu negocio en la oscuridad. Tendrá una mejor idea del futuro y podrá tomar mejores decisiones gracias a él.
En resumen, hay muchos informes que son excelentes para una empresa. Pero la mayoría implica analizar el pasado. Mis mejores clientes hacen esto. Pero los informes que realmente los ayudan a concentrarse en el presente y el futuro son los informes que he enumerado anteriormente. Practique la producción de estos informes y se encontrará dirigiendo una organización más rentable y sostenible.
