Con demasiada frecuencia, las reuniones duran más de lo que deberían y no logran mantener a los asistentes comprometidos. A continuación, le mostramos cómo llevar a cabo una reunión de la manera correcta.
La etiqueta de la reunión es clave para un buen negocio, ya que el tiempo cara a cara permite una comunicación clara y una toma de decisiones efectiva. Pero con demasiada frecuencia, las reuniones duran más de lo que deberían y no logran mantener a los asistentes comprometidos.
Ya sea que se reúna con socios, proveedores o empleados, demuestre la brillantez de su sala de juntas con estos imprescindibles para reuniones.
Determinar el objetivo. Un objetivo claro establecerá el tono de la reunión y determinará su dirección. Tu objetivo debe ser específico y medible. Si espera que los asistentes hagan una lluvia de ideas, pida a cada participante que llegue con una lista de ideas.
Pregúntese si una reunión es realmente necesaria. Las reuniones pueden ser costosas. Para calcular el costo exacto, multiplique el salario por hora de cada persona presente por la duración de la reunión. Si su objetivo se puede cumplir a través de correo electrónico, llamada de conferencia, Skype o incluso una conversación rápida uno a uno, omita la reunión por completo.
Invitar a los tomadores de decisiones. Las reuniones más efectivas involucran a las partes interesadas para garantizar que las decisiones se puedan tomar de inmediato. Si un tomador de decisiones clave no está disponible, pídale a un subordinado que asista. Idealmente, esta persona podrá hablar en nombre de su supervisor y, como mínimo, tomar notas e informar.
Ponerse de pie. Las reuniones de rutina diseñadas para ponerse en contacto con los empleados y discutir los informes de estado generalmente se pueden lograr en 15 minutos o menos. Será más probable que la reunión sea corta y concisa si todos permanecen de pie.
Programa estratégicamente. Si desea que todos los participantes de la reunión participen por completo, evite los lunes por la mañana, cuando todos se ponen al día con el correo electrónico. También evite los viernes por la tarde, cuando los empleados están ocupados terminando la semana y esperando el fin de semana. Programe las reuniones en un día y una hora en los que sea más probable que los participantes participen.
Establece un límite de tiempo y apégate a él. Las reuniones que se prolongan durante horas hacen que los asistentes pierdan la paciencia y la concentración. Los lapsos de atención son cortos y el tiempo es valioso. Las reuniones más productivas comienzan a tiempo y terminan a tiempo.
Priorizar la agenda. No dejes los temas más importantes para el final. Para garantizar que se cumplan los objetivos de mayor prioridad, discuta primero los temas más pertinentes. De esa manera, si alguien necesita alejarse o irse temprano de la reunión, aún habrá logrado sus objetivos principales.
Cíñete a la agenda. La agenda es un esquema, un marco, para mantener a todos enfocados en el tema y mantener el flujo de la reunión. La agenda debe mantenerse en una página y no debe incluir nada más que los principales temas de conversación. Las conversaciones de la barra lateral desperdician un tiempo valioso. Si los participantes insisten en hablar fuera de su turno, intervenga y sugiera que hablen después de la reunión o programe una discusión por separado. Luego, vuelva inmediatamente al tema en cuestión.
Entregar conceptos a través de historias. Cuando presente a un grupo conceptos clave o nuevas ideas, especialmente modelos que son difíciles de entender, explique por qué les debería importar. Enmarque el problema con una historia rápida y use ejemplos.
Envuélvelo claramente. Al final de la reunión, reitere rápidamente cualquier decisión, fecha límite y aclare cualquier acción de seguimiento requerida. Todos los participantes de la reunión deben entender exactamente lo que se espera de ellos. Programe cualquier reunión de seguimiento inmediatamente.
